Mitarbeiter*in eAkte/DMS-Umsetzung (m/w/d)

Wir suchen Bewerber*innen, die die vielfältigen Aufgaben und außergewöhnlichen Herausforderungen an einer Hochschule mit viel Engagement und Motivation angehen und auch in Stresssituationen den Überblick behalten.

• In Ihrer Verantwortung liegen die Administration, Konfiguration und Weiterentwicklung des Dokumentenmanagementsystems d.velop d.3.
• Sie übernehmen den Aufbau, die Pflege und die Optimierung von Ablagestrukturen, Aktenplänen und Hierarchien.
• Des Weiteren entwickeln Sie Berechtigungsstrukturen, Rollen- und Rechtekonzepte sowie Nutzergruppen und sorgen für deren Umsetzung und Pflege.
• Sie analysieren die Anforderungen aus den Fachabteilungen und gewährleisten durch Ihre fachkundige Beratung, dass Geschäftsprozesse optimal im DMS abgebildet werden.
• Die Umsetzung von Workflows, Metadatenmodellen, Regeln sowie Automatisierungsmöglichkeiten gehören ebenfalls zu Ihrem Tätigkeitsbereich.
• Sie sind verantwortlich für die Qualitätssicherung, führen Tests durch, dokumentieren Ergebnisse und arbeiten kontinuierlich an der Optimierung der DMS-Umgebung.
• Ihre Rolle umfasst die enge Zusammenarbeit mit internen IT-Teams sowie den Abteilungen Datenschutz und Arbeitssicherheit.
• Zusätzlich übernehmen Sie den User Support für d.3 und leisten technische Unterstützung bei Updates, Migrationen und Systemerweiterungen.

• Als Basis verfügen Sie über ein abgeschlossenes (Fach-)Hochschulstudium (Bachelor oder FH-Diplom) im Bereich IT oder alternativ über eine für die Aufgabenerledigung geeignete abgeschlossene Ausbildung verbunden mit einschlägiger mehrjähriger Berufserfahrung.
• Fundierte Kenntnisse im Umgang mit d.velop d.3, idealerweise mit Erfahrung in Rechte-/Strukturverwaltung sind von Vorteil.
• Sie bringen Fachwissen im Aufbau von Aktenplänen, der Schaffung effizienter Strukturen, der Erstellung von Vorlagen sowie in der Ausarbeitung von Workflowlogiken mit.
• Ihr Verständnis für den Dokumentenworkflow umfasst Kenntnisse in den Bereichen Archivierung, Compliance und der Entwicklung von Berechtigungskonzepten.
• Sie verfügen über einen sicheren Umgang mit Windows-Servern, Datenbanken (SQL) und Schnittstellen.
• Ihre Arbeitsweise zeichnet sich durch analytisches Denken, eine strukturierte Arbeitsweise sowie hohe Beratungs- und Kommunikationskompetenz aus.
• Die Freude an interdisziplinärer Zusammenarbeit sowie an Optimierung digitaler Prozesse stellen einen wesentlichen Teil Ihrer beruflichen Motivation dar.
• Ihr Profil runden sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift (C2-Niveau) ab.