Mitarbeiterin bzw. Mitarbeiter im Geschäftszimmer des Fachbereichs Zentrale Steuerung (m/w/d) - anonymisiertes Verfahren
Mit Ihrem Blick für Struktur, Prioritäten und gute Kommunikation schaffen Sie den Rahmen, in dem Führungskräfte, Teams und Gremien effizient arbeiten können. Ihre Arbeit macht Entscheidungen möglich, erleichtert Zusammenarbeit und trägt dazu bei, dass Aufgaben für den Landkreis erfolgreich umgesetzt werden können.
#wirfüreuch – weil gute Organisation den Unterschied macht
Der Rheingau-Taunus-Kreis ist ein Landkreis am Rande des Rhein-Main-Gebiets in Hessen und bietet knapp 200.000 Bürgerinnen und Bürgern ein Zuhause. Täglich kümmern wir uns als Kreisverwaltung um Themen, die die Menschen unserer Region bewegen - Schule, Mobilität, Wirtschaftsförderung, Tourismus, Soziales – und immer getreu unseres Mottos #wirfüreuch.
Sitz der Kreisverwaltung ist Bad Schwalbach, weitere Außenstellen befinden sich in Rüdesheim am Rhein und Idstein, womit wir die Brücke vom Taunus in den Rheingau schlagen. Wir bieten eine moderne Infrastruktur mit ausreichend Parkplätzen sowie Lademöglichkeiten für Elektroautos, eine hauseigene Cafeteria und Einkaufsmöglichkeiten in direkter Umgebung.
Zur Unterstützung im Fachbereich I (Zentrale Steuerung) ist zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine Teilzeitstelle als Mitarbeiterin bzw. Mitarbeiter im Geschäftszimmer (m/ w/ d) unbefristet zu besetzen.
Ihre Aufgaben:
- Sie erledigen administrative Aufgaben wie die Postbearbeitung, Bestellungen und die Überwachung des Budgets
- Termine, Besprechungen und Geschäftsreisen der Fachbereichsleitung koordinieren Sie zuverlässig – inklusive Planung und Buchung der Reisen
- Eingehende E‑Mails, Anrufe und weitere Kommunikationswege priorisieren Sie, bereiten Antworten vor und stimmen die Korrespondenz mit der Führungskraft ab
- Interne und externe Treffen sowie Veranstaltungen planen und organisieren Sie inklusive Raumplanung, Koordination der Teilnehmenden und Materialvorbereitung
- Rechnungen bearbeiten Sie eigenständig und buchen die Geschäftsvorfälle im SAP‑System
- Gremiensitzungen bereiten Sie vor und koordinieren die Anfragen und Vorlagen an die Fachbereiche
- Als Urlaubsvertretung unterstützen Sie das Geschäftszimmer der Fachbereiche II (Bildung, Familie und Gesundheit) und III (Öffentliche Ordnung und Gefahrenabwehr).
- Digitale Akten und Dokumente verwalten und pflegen Sie sorgfältig
- Präsentationen, Berichte, Protokolle und weitere Dokumente erstellen Sie – häufig in enger Zusammenarbeit mit verschiedenen Fachdiensten
Wir bieten:
- Eine Eingruppierung in Entgeltgruppe 8 TVöD
- Eine unbefristete Teilzeitstelle mit 19,5 Wochenstunden
- Einen sicheren Arbeitsplatz, der einen wichtigen Beitrag zum Gemeinwohl des Landkreises leistet
- Arbeitszeitmodelle ganz im Sinne einer ausgeglichenen Work-Life-Balance und entsprechend der Zertifizierung „audit berufundfamilie“, wie z.B. flexible Gleitzeit und Homeoffice
- 30 Tage Jahresurlaub bei einer 5-Tage-Woche
- Zusätzliche Leistungen nach dem TVöD, wie z.B. Jahressonderzahlung und eine betriebliche Altersversorgung
- Vielfältige Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten
- Ein attraktives Paket an Vergünstigungen für unsere Mitarbeitenden
- Das JobTicket Premium mit Mitnahmeregelung zur kostenfreien Nutzung des ÖPNV im gesamten RMV-Verbundgebiet
- Die Möglichkeit zum Dienstradleasing für Tarifbeschäftigte
Wir erwarten:
- Den Abschluss als Fachangestellte für Bürokommunikation bzw. Fachangestellter für Bürokommunikation
oder
- eine abgeschlossene dreijährige kaufmännische Ausbildung mit einschlägiger Berufserfahrung.
Wir wünschen uns:
- Organisationsgeschick, Sorgfalt, Einsatzbereitschaft und Engagement
- Sehr gute PC-Kenntnisse sowie eine sichere Rechtschreibung
- Hohe mündliche und schriftliche Kommunikationsfähigkeit
- Selbstständiges und verantwortungsbewusstes Arbeiten
- Teamfähigkeit und Zuverlässigkeit
- Berufserfahrung in der öffentlichen Verwaltung
- Gute Kenntnisse der MS-Office-Produkte
