Assistenz/Sachbearbeitung (m/w/d)
Umfang
Befristung
Vergütung
Beginn
Die Gemeinde Flieden sucht Verstärkung!
Zur Unterstützung unseres gemeindlichen Bauamtes und des Vorzimmers des Bürgermeisters suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine Assistenz/Sachbearbeitung (m/w/d) – unbefristet und in Teilzeit mit einer Wochenarbeitszeit von min. 20 Stunden.
Sie sind ein Organisationstalent, arbeiten gerne selbstständig und behalten auch bei vielfältigen Aufgaben den Überblick? Dann freuen wir uns auf Ihre Bewerbung!
In dieser abwechslungsreichen Tätigkeit unterstützen Sie das Team des Bauamtes und das Vorzimmer des Bürgermeisters bei organisatorischen und verwaltungstechnischen Aufgaben und leisten einen wichtigen Beitrag zu einer bürgernahen, serviceorientierten und modernen Gemeindeverwaltung.
Als kompetente Ansprechperson stehen Sie unseren Bürgerinnen und Bürgern sowie beteiligten Fachfirmen zur Verfügung und tragen durch eine vertrauensvolle und partnerschaftliche Zusammenarbeit zu einem reibungslosen Verwaltungsablauf bei.
Ihre Aufgaben:
- Schriftliche Korrespondenz (Vorlagen, Serienbriefe, Anschreiben) sowie Pflege des Dokumentenmanagements (Dokumentation, Ablage und Archivierung von Verwaltungsvorgängen)
- Abrechnung der Mieten und Pachten gemeindeeigener Liegenschaften sowie Betreuung und Organisation der verschiedenen Nutzungen
- Überwachung und Kontrolle der Verbräuche in gemeindlichen Liegenschaften
- Dokumentation und Abrechnung erbrachter Dienstleistungen sowie Bearbeitung der zugehörigen Genehmigungsvorgänge
- Terminkoordination mit internen und externen Beteiligten sowie Ansprechpartner für die zentrale Schlüsselverwaltung
- Unterstützung bei Ausschreibungen und Projekten (z. B. Angebotseinholung, Erstellung von Preisspiegeln und Auswertungen)
- Eigenverantwortliche Durchführung verschiedener Verwaltungsvorgänge (z. B. Hausnummernvergabe) sowie Unterstützung bei der Betreuung der gemeindlichen Vereinsförderung
- Unterstützung der Assistenz des Bürgermeisters im Vorzimmer sowie Vertretung im Urlaubs- oder Krankheitsfall
Ihr Profil:
- Erfolgreich abgeschlossene Berufsausbildung im Verwaltungs- oder kaufmännischen Bereich oder eine vergleichbare Qualifikation
- Mehrjährige Berufserfahrung im Sekretariats- oder Assistenzbereich
- Sicherer Umgang mit den MS-Office-Anwendungen sowie die Bereitschaft, sich in verwaltungsspezifische Fachanwendungen einzuarbeiten
- Erfahrungen in einer kommunalen Verwaltung sind von Vorteil
- Selbstständige, strukturierte und eigenverantwortliche Arbeitsweise
- Teamfähigkeit, Flexibilität und Engagement
- Freundliches, sicheres und aufgeschlossenes Auftreten
- Ausgeprägte Bürger- und Serviceorientierung
Wir bieten Ihnen:
- Eine unbefristete und zukunftssichere Beschäftigung im öffentlichen Dienst
- Eine leistungsgerechte Vergütung nach dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst (TVöD-VKA)
- Attraktive Sozialleistungen, darunter betriebliche Altersvorsorge, Jahressonderzahlung und vermögenswirksame Leistungen
- Ein modernes Arbeitsumfeld mit flexiblen Arbeitszeiten im Rahmen unserer Gleitzeitregelung
- Individuelle Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten zur fachlichen und persönlichen Entwicklung
- Ein Betriebliches Gesundheitsmanagement mit der Möglichkeit, durch die Teilnahme am Gesundheitsprogramm zusätzliche Urlaubstage zu erwerben
- Regelmäßige Teamaktivitäten zur Förderung des Zusammenhalts und eines guten Miteinanders
- Die Möglichkeit des Bikeleasings im Rahmen der Entgeltumwandlung