Neustadt an der Weinstraße ist Teil der Metropolregion Rhein-Neckar und richtet 2027 die Landesgartenschau aus. Die kreisfreie Stadt (ca. 54.000 Einwohner) liegt landschaftlich reizvoll am Mittelpunkt der Deutschen Weinstraße und zeichnet sich durch eine gut ausgebaute Infrastruktur sowie einen hohen Wohn- und Freizeitwert aus.

Die Stadtverwaltung Neustadt an der Weinstraße möchte sich zu einer zukunftsfähigen kundenorientierten Organisation weiterentwickeln. Zu diesem Zweck wurde der Strategie- und Verwaltungsmodernisierungsprozess „NeuSTADT im Aufbruch“ (NiA) initiiert, der alle Mitarbeitenden verbindet und partizipativ als Querschnittsaufgabe die gesamte Stadtverwaltung in ihrer Organisation betrifft.

Zur administrativen Unterstützung des Strategieprozesses ist zum nächstmöglichen Zeitpunkt die folgende Stelle zu besetzen:

Verwaltungskraft für die Stabsstelle Verwaltungsmodernisierung (m/w/d)

Aufgabenschwerpunkte:

• Allgemeine administrative und organisatorische Sekretariatsarbeiten (z. B. Postein- und -ausgang, Schriftverkehr, Aufbau bzw. Pflege eines Dokumentenmanagements, Ablage- und Aktenmanagement, Protokolle)
• Pflege und Betreuung des E-Mail Postfachs und des Outlook-Kalenders „NiA-Organisation“
• Pflege des Intranet-Auftritts (Einstellen von Statuspapieren und Infotexten, Bildern etc.)
  
• Pflege von Projektlisten/Übersichten, Verteilern
  
• Terminkoordination intern sowie mit externen Partnern
  
• Erteilung von Auskünften intern und extern
  
• Aktualisieren von NiA-Statuspapieren (z. B. Änderungen in Projektbesetzungen)
  
• Unterstützung der Stabsstellenleitung (Terminkoordination, Datenpflege, Ablagemanagement) in der Organisation und Durchführung von Veranstaltungen
  
• Vor- und Nachbereitung von NiA Veranstaltungen (Einladungen, Anwesenheits-/Teilnehmerlisten, Protokollierung, Erstellen von Veranstaltungsdokumentationen)
  
• Buchung von Räumen, Hotelzimmern für externe Referenten, organisatorische Absprachen intern und extern (zur Nutzung von Räumlichkeiten)
  
• Verfassen und Versenden von Einladunngen
  
• Führen von An-/Abmeldelisten
  
• Unterstützung bei der Erstellung von Präsentationsmaterialien
  
• Unterstützung bei der Abrechnung sowie Pflege von Übersichten vergebener bzw. abgerechneter Leistungen
  

Anforderungen:

• Erfolgreich abgeschlossene Ausbildung im kaufmännischen oder im Verwaltungsbereich
• Kenntnisse im Büro- und Verwaltungsdienst sowie Beherrschung der gängigen IT Standardanwendungsverfahren wie MS-Office (Word, Excel, Power Point, Outlook)
• Fundierte Deutschkenntnisse in Wort und Schrift und überzeugende Ausdrucksfähigkeit
• Vertrauenswürdigkeit und Verschwiegenheit
  
• Belastbarkeit und Stressresistenz bei Termindruck
  
• Selbstständige und strukturierte Arbeitsweise
  
• Freude an fachübergreifender Zusammenarbeit
  
• Interesse an agilem Arbeiten
  
• Persönliche Bereitschaft zur Fort- und Weiterbildung
  

Bei gleicher Eignung werden die Vorgaben des SGB IX beachtet.

Interessierte Personen bewerben sich bitte mit aussagefähigen Unterlagen bis spätestens 03. September 2022 über unser Onlineportal.