Persönliche Assistenz (m/w/d) der Geschäftsführung / Rechtsabteilung in der Holding einer Unternehmensgruppe
14542 Werder (Havel), Brandenburg
Vollzeit oder Teilzeit (ab 35h/Woche)
Beginn
ab sofort
Dauer
unbefristet
Unternehmen
HERBSTREITH & FOX GmbH
Ihre Aufgaben:
- Sorgfältige Büroorganisation sowie Verwaltung und strukturierte Ablage von Dokumenten (elektronisch und physisch)
- Professionelle Telefonannahme sowie eigenständige Ausführung administrativer und organisatorischer Sekretariatsaufgaben zur Unterstützung des täglichen Geschäftsbetriebs
- Organisation, Koordination und Kommunikation mit externen Partnern, Behörden, Kanzleien und Dienstleistern
- Verwaltung und Pflege juristischer Unterlagen (z. B. Verträge, Vereinbarungen, Vollmachten) einschließlich Fristenkontrolle und Wiedervorlagenmanagement – auch über mehrere Gesellschaften und Organisationseinheiten hinweg
- Vorbereitung, Formatierung und Endbearbeitung von Schriftstücken sowie Korrespondenz mit internen Fachbereichen und externen Kanzleien
- Unterstützung bei Recherchen zu rechtlichen Fragestellungen sowie bei der Erstellung und Strukturierung von Dokumentationen
- Mitwirkung im Vertragsmanagement und bei der Begleitung interner Vertragsprozesse innerhalb der Holding und der verbundenen Einheiten
- Erstellung, Aufbereitung und Nachbereitung von Präsentationen, Berichten und Entscheidungsvorlagen für die Geschäftsführung
- Vertretung und Unterstützung der weiteren Assistenzen im Assistenzteam
Ihr Profil
Fachliche Qualifikation
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung mit Sekretariats- / Assistenzschwerpunkt oder vergleichbare Ausbildung bzw. Studium
- Mehrjährige Berufserfahrung im Assistenzbereich auf Leitungsebene, idealerweise mit Bezug zu Recht / Rechtsabteilung
- Sehr sicherer Umgang mit MS Office 365 (insbesondere Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Teams)
- Grundverständnis juristischer Terminologie und grundlegender Abläufe in juristischen Prozessen ist von Vorteil
Persönliche Eigenschaften
- Höchste Diskretion, Vertrauenswürdigkeit und absolute Vertraulichkeit im Umgang mit sensiblen Informationen aus der Unternehmensgruppe, Stiftungen und weiteren Organisationen
- Präzise, strukturierte und eigenverantwortliche Arbeitsweise mit hohem Qualitätsanspruch
- Sehr gute mündliche und schriftliche Kommunikationsfähigkeit sowie Organisationsstärke
- Hohe Zuverlässigkeit, Belastbarkeit, Loyalität und Verschwiegenheit
- Professionelles, freundliches Auftreten und ausgeprägt serviceorientierte, lösungsorientierte Haltung gegenüber internen und externen Ansprechpartnern
Wir bieten Ihnen:
- Sicheren, langfristig ausgerichteten Arbeitsplatz in einem traditionsbewussten, inhabergeführten Familienunternehmen
- Attraktive, leistungsgerechte Vergütung mit klaren Rahmenbedingungen sowie freiwilligen Zusatzleistungen nach interner Regelung
- Planbare, geregelte Arbeitszeiten in Teilzeit (ab ca. 35 Std./Woche) oder Vollzeit – mit einem fairen Blick auf Work-Life-Balance im Rahmen der betrieblichen Möglichkeiten
- Möglichkeit zu mobilem Arbeiten nach Absprache, insbesondere für konzentrierte Schreib-, Organisations- und Rechercheaufgaben
- Sehr vertrauensvolle Schlüsselposition mit direkter Zusammenarbeit mit Geschäftsführung und Justiziar in der Holding einer Unternehmensgruppe
- Strukturierte, persönliche Einarbeitung durch Justiziar, Geschäftsführung und bestehende Assistenz – mit klar definierten Aufgaben und Zuständigkeiten
- Individuelle Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten (z. B. MS Office, Organisation/Projektmanagement, Kommunikation, Grundlagen Vertrags- und Rechtswesen) im Rahmen der betrieblichen Möglichkeiten
- Kurze Entscheidungswege, flache Hierarchien und direkter Draht zur Führungsebene statt anonymer Konzernprozesse
- Kollegiales, wertschätzendes Arbeitsumfeld mit respektvollem Umgang und hoher Verlässlichkeit in der Zusammenarbeit
- Moderner Büroarbeitsplatz in Werder (Havel) mit digitaler Aktenführung und zeitgemäßer IT-Ausstattung
- Mitarbeiterfreundliche Extras, z. B. kostenlose Getränke/Kaffee, gelegentliche Team- und Firmenveranstaltungen sowie weitere freiwillige Sozial- und Zusatzleistungen nach interner Regelung
Interessiert?
Wir freuen uns auf Ihre aussagekräftige Bewerbung inklusive Gehaltsvorstellung und frühestmöglichem Eintrittstermin.
Ansprechpartner: Josephin Kühnbaum
Herbstreith & Fox GmbH
Phöbener Chaussee 12
14542 Werder (Havel)