Verwaltungskraft / Teamassistenz

Das Engagement für Kinder, Jugendliche und junge Erwachsene ist unser Auftrag. Als Arbeitsgemeinschaft der Münchner Jugendverbände und als Träger von Freizeitstätten und Kindertageseinrichtungen im gesamten Stadtgebiet kennen wir die Anliegen, Interessen und Bedürfnisse junger Menschen und verschaffen ihnen Gehör. Wir fördern die Chancengleichheit aller Beschäftigten, so dass unsere Organisation die Vielfalt der Gesellschaft widerspiegelt. Entsprechend unserer Vision und Leitlinien erwarten wir von allen sich bewerbenden Personen, diese Haltung mitzutragen. Wir begrüßen alle Bewerbungen, unabhängig von Geschlecht, Nationalität, sozialer und ethnischer Herkunft, Religion/Weltanschauung, Behinderung, Alter, sexueller Orientierung und Identität.

Das moderne Büro in der Geschäftsstelle des Kreisjugendring München-Stadt liegt zentral in unmittelbarer Nähe der U-Bahn-Haltestelle Theresienwiese (U4/U5).

• Im gemeinsamen Sekretariatsbüro sind Sie mit aktuell einer weiteren Kollegin erste Ansprechperson für Einrichtungsleitungen, pädagogische Fachkräfte sowie externe Besucher*innen bei den verschiedensten Fragen und Anliegen.
• Unterstützung von aktuell zwei (von vier) Abteilungsleitungen der Offenen Kinder- und Jugendarbeit im direkten Zuständigkeitsbereich
• Übernahme von Sekretariatsaufgaben wie zum Beispiel Telefondienst, Postbearbeitung, Korrespondenz, Datenbankpflege, Ablage (digital und in Papierform)
• Protokollführung (von mehrstündigen Gremien), Erstellung von Präsentationen und Statistiken
• Erstellung, Kontrolle und Nachbearbeitung von Anträgen für Drittmittel sowie deren Abrechnung
• Anleitung von Auszubildenden für Bürokommunikation in allen anfallenden Sekretariatstätigkeiten
• Organisation und Abwicklung von Konferenzen, Tagungen und Projekten inklusive einfacher Bewirtung
• Gewährleistung von Informationsfluss zu allen relevanten internen und externen Schnittstellen
• Koordination und Überwachung von internen und externen Terminen sowie Bearbeitungsfristen
• Durchführung von Buchungen im hauseigenen Haushaltssystem

• abgeschlossene Ausbildung zur Kauffrau* / zum Kaufmann* für Bürokommunikation / Büromanagement oder vergleichbare Berufsqualifikation
• mindestens zwei Jahre Berufserfahrung im beschriebenen Aufgabenfeld
• sehr gute Kenntnisse der deutschen Sprache in Wort und Schrift
• umfassende und sichere Kenntnisse und Fähigkeiten in den Programmen von MS-Office, insbesondere Outlook
• hohe Belastbarkeit und die Fähigkeit der Priorisierung vielfältiger Aufgaben
• selbständiges, zielorientiertes, flexibles und zuverlässiges Arbeiten
• sehr gute Team- und Kommunikationsfähigkeit
• freundliches, sicheres und verbindliches Auftreten
• hohes Maß an Engagement und Freude im Umgang mit Menschen
• Abdeckung der Kund*innenverkehrszeiten des Sekretariats OKJA von Montag bis Freitag im Rahmen der Gleitzeit
• vollständige, aussagekräftige Bewerbungsunterlagen

• individuelle Gestaltungsmöglichkeiten und Verantwortung
• umfangreiche Kooperationsmöglichkeiten bei einem großen Träger
• die Förderung der Vereinbarkeit von Familie und Beruf mit weitreichenden Unterstützungsangeboten
• die Bezahlung nach TVöD in EG 7 zzgl. aller Sozialleistungen des Öffentlichen Dienstes inkl. Münchenzulage und einem hohen Fahrtkostenzuschuss für das DeutschlandticketJob
• Fortbildungsmöglichkeiten und interne Entwicklungsmöglichkeiten
• die Stelle ist vorerst bis 31.12.2026 befristet.