Stellenangebot der Stadt Würselen
Wir suchen für ein Vorzimmer des Verwaltungsvorstandes zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine
Assistenz des Ersten Beigeordneten (w/m/d)
Sie sind ein Organisationstalent und möchten den Ersten Beigeordneten und den Verwaltungsvorstand der Stadt Würselen bei deren anspruchsvollen Aufgaben unterstützen? Sie bringen mehrjährige Erfahrung und Know-how als Assistenz mit? Dann freuen wir uns auf Ihre Bewerbung!
In der Stadtverwaltung Würselen arbeiten mehr als 500 Mitarbeitende engagiert für das Wohl und die Weiterentwicklung der Stadt.
Das Dezernat des Ersten Beigeordneten umfasst folgende Organisationseinheiten:
- Stabsstelle 37 - Krisenmanagement
- Amt 32 – Ordnungsamt
- Amt 33 – Melde- und Standesamt
- Amt 37 – Feuerwehr
- Amt 40 – Schul-, Sport- und Kulturamt
- Amt 50 – Sozialamt
- Amt 51 – Jugendamt
Ihre Benefits:
- ein unbefristetes Beschäftigungsverhältnis in Vollzeit, die Möglichkeit einer Besetzung in Teilzeit wird auf Wunsch geprüft
- je nach Qualifikation ist, vorbehaltlich einer Stellenbewertung, eine Eingruppierung bis zur EG 9b TVöD mit einem Jahresbruttogehalt von bis zu ca. 52.900 € möglich
zusätzlich:
- eine interessante, verantwortungsvolle und abwechslungsreiche Tätigkeit in der öffentlichen Verwaltung
- 30+2 (Heiligabend, Silvester) Urlaubstage
- Maßnahmen zur Vereinbarkeit von Familie/Pflege und Beruf
- Fortbildungsmöglichkeiten im fachlichen und persönlichen Bereich
- leistungsorientierte Bezahlung, betriebliche Zusatzrente und vermögenswirksame Leistungen
- zahlreiche Angebote zum Gesundheitsmanagement, wie z.B. eine externe Sozialberatung oder Rabatte im Fitnessstudio
Ihre Hauptaufgaben:
- Unterstützung des Ersten Beigeordneten bei dessen vielfältigen Aufgaben
- allgemeine Assistenzaufgaben mit Telefonmanagement, allgemeiner schriftlicher Korrespondenz, Schreib- und Zuarbeiten, Postbearbeitung, Postauswertung, Postverteilung, allgemeine Ablage auch in digitaler Form, interne Sitzungsvorbereitung, Recherchetätigkeiten
- Beschwerdemanagement
- Koordination, Organisation und Vorbereitung von Terminen, Sitzungen und Besprechungen, Terminkoordination und –management
- Empfang und Betreuung von Besucher*innen
- Vor- und Nachbereitung von Besprechungen, Meetings und Gremien, sowie deren Protokollierung
- Mitarbeit bei der Vorlagenerstellung für Rat und Ausschüsse mit dem Sitzungsmanagement von Allris
- Mitwirken bei den unterschiedlichen Aufgaben des Dezernats
- Bestell- und Rechnungsbearbeitung mit Infoma BWF/RWF
- Vertretung der Assistenzen in den Vorzimmern des Verwaltungsvorstands in enger Abstimmung im Team
Ihr Profil:
- abgeschlossene Ausbildung zur/zum Kauffrau/ -mann für Bürokommunikation oder –management
- oder eine vergleichbare Ausbildung (z.B. Bürokauffrau/-mann oder Bürogehilfin/-gehilfe, Bankkauffrau/-mann, oder abgeschlossener Verwaltungslehrgang I (vormals Angestelltenlehrgang I)
Wünschenswert:
- Verwaltungserfahrung
- mehrjährige Erfahrung als Assistenz und ausgeprägte Leidenschaft für den Beruf
Soft Skills:
- Diskretion, Verschwiegenheit und Loyalität
- souveränes, freundliches und sicheres Auftreten
- Zuverlässigkeit und Belastbarkeit
- zeitliche Flexibilität
- Kommunikations- und Konfliktfähigkeit
- Kundenorientierung und Dienstleistungshandeln
- selbstständige, umsichtige und verantwortungsbewusste Arbeitsweise
- sicherer Umgang mit dem PC und Standard-Software, besonders MS-Produkte wie Outlook, Teams, Word, Excel und PowerPoint, aber auch das schnelle Erarbeiten und Anwenden besonderer Programme (wie etwa Zeiterfassungs-, Ratsinformationssystem und Finanzsoftware)
Haben wir Ihr Interesse geweckt?
Bewerben Sie sich bitte bis zum 10.08.2025 online über www.wuerselen.de/karriere
Alternativ können Sie sich auch gerne per E-Mail an bernd.schaffrath@wuerselen.de bewerben.
Bitte fügen Sie Ihrer Bewerbung neben den üblichen Unterlagen nachfolgende ergänzende Unterlagen bei:
• detaillierte Ausführungen zu Ihren Erfahrungen im Bereich als Assistenz in einem Vorzimmer
• Ihre letzte dienstliche Beurteilung bzw. Arbeitszeugnis
• ggfs. Nachweis über die Eingruppierung
Bei Rückfragen zur ausgeschriebenen Stelle bzw. zu den Stelleninhalten wenden Sie sich bitte an den Leiter des Haupt- und Personalamtes, Herrn Schaffrath, Tel.: 02405 67-1050 bzw. per E-Mail an bernd.schaffrath@wuerselen.de.
Die Stadt Würselen fördert aktiv die Gleichstellung aller Mitarbeitenden und strebt an, dass sich die gesellschaftliche Vielfalt der Region auch bei den Beschäftigten widerspiegelt. Bewerbungen von Frauen und Männern, unabhängig von kultureller und sozialer Herkunft, Alter, Religion, Weltanschauung, Behinderung oder sexueller Identität werden ausdrücklich begrüßt.
Wissenswertes:
Die Stadt Würselen ist mit rund 39.500 Einwohnern*innen ein attraktives Mittelzentrum in der StädteRegion Aachen und geprägt durch eine verkehrsgünstige Lage im Dreiländereck Niederlande, Belgien, Deutschland.
Eine intakte Natur, eine gute örtliche Wirtschaftskraft, medizinische, kulturelle und soziale Einrichtungen und Kinderbetreuung mit allen Schulzweigen tragen zur Attraktivität unserer Stadt bei. Würselen ist eine lebens- und liebenswerte Stadt. Als direkte Nachbarin der Stadt Aachen wird Würselen auch zukünftig Bevölkerungswachstum prognostiziert. Mit dem Rhein-Maas Klinikum, dem Forschungsflugplatz Merzbrück, dem Freizeitbad Aquana und dem Gewerbegebiet Aachener Kreuz gibt es in der Stadt überregional bedeutende Einrichtungen.
Noch mehr finden Sie auf www.wuerselen.de
