Sekretär/in Bürgermeister und Sachbearbeiter/in Büro Stadtrat (m/w/d)

Umfang

Vollzeit

Befristung

unbefristet

Vergütung

Beginn

baldmöglichst

Greiz ist eine Stadt im Südosten Thüringens. Als Kreisstadt trägt sie aufgrund ihrer besonderen Lage und ihrer zahlreichen historischen Bauten auch den Namen "Perle des Vogtlandes". Die Stadtverwaltung der Stadt Greiz hat ca. 280 Beschäftigte und Beamte, die neben den Verwaltungsbereichen u. a. in 11 kommunalen Kindertagesstätten, den beiden Museen der Schloss- und Residenzstadt Greiz, der Stadt- und Kreisbibliothek Greiz, der Vogtlandhalle und dem städtischen Bauhof eingesetzt sind.

Aufgabenbereich:

Aufgabenschwerpunkte Büro Bürgermeister:

Büromanagement: Post- und E-Mail Ein- und Ausgang bearbeiten, Ablage und Aktenführung, Telefondienst und Terminplanung, Führen von Gesetzessammlungen, Erledigung der Korrespondenz (schriftlich, fernmündlich, per Mail, teilweise nach Diktat/Phonoaufzeichnung, teilweise Erarbeitung unterschriftsreifer Entwürfe nach stichpunktartiger Anweisung)
Registratur und Schriftgutverwaltung
Terminplanung und -koordination: Organisation und Koordination von Terminen des Bürgermeisters, Vorbereitung und Nachbereitung von Besprechungen
Organisation für Beratungen, Besprechungen und Repräsentationsaufgaben des Bürgermeisters (u. a. Terminabstimmung, Einladungen, Unterlagen vorbereiten, Protokollführung bzw. Fertigung von Niederschriften)
Organisatorische Vor- und Nachbereitung von Dienstreisen des Bürgermeisters
Empfang und Betreuung von Besuchern beim Bürgermeister, Bearbeitung von Bürgeranfragen
Anfertigung amtlicher Beglaubigungen und Einnahme der Verwaltungsgebühren
Führung und Pflege der Kontaktdatenbanken
Sonstige Aufgaben: Bearbeitung von Ehrungen und Jubiläen, Erstellung von Schreiben, Berichten, Gratulationen

Aufgabenschwerpunkte Büro Stadtrat:

Vor- und Nachbereitung der Sitzungen des Stadtrates und des Haupt- und Finanzausschusses
(u. a. Zusammenstellung und Versand der Einladungen und Sitzungsunterlagen, öffentliche Bekanntmachung, Sitzungs-/Protokolldienst, Fertigung von Protokollauszügen)
Erledigung der Korrespondenz
Erarbeitung des jährlichen Sitzungsplanes für alle Sitzungen des Stadtrates und der Ausschüsse
Bearbeitung der Aufwandsentschädigungen und Sitzungsgelder für Stadträte, Ortsteilbürgermeister und Mitglieder der Ortsteilräte, sachkundige Bürger und Schiedspersonen

Wir wünschen uns von Ihnen:

einen 3-jährigen kaufmännischen IHK-Ausbildungsabschluss, vorzugsweise zum/zur Kaufmann/-frau für Büromanagement (oder eine dieser vergleichbaren Berufsausbildung), vorweisen können oder
eine abgeschlossene Ausbildung zum/zur Verwaltungsfachangestellten,
die Laufbahnbefähigung für den mittleren nichttechnischen Verwaltungsdienst in der Kommunalverwaltung und staatlichen allgemeinen Verwaltung oder
den Abschluss des Fortbildungslehrganges FL I (oder einen vergleichbaren Abschluss)

vorweisen können.

mehrjährige Berufserfahrung im Sekretariats- und Bürobereich, idealerweise in einer öffentlichen Verwaltung sind von Vorteil

Ein freundliches Auftreten auch in Stresssituationen und der sichere Umgang mit dem PC werden erwartet. Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift, präzise und fehlerfreie Ausdrucksweise in der schriftlichen und mündlichen Kommunikation, um die offizielle Korrespondenz und Protokolle korrekt zu erstellen, ausgeprägte Kommunikationsfähigkeiten und sicheres Auftreten, hohe Organisationsfähigkeit, Diskretion und Zuverlässigkeit im Umgang mit vertraulichen Informationen, ein hohes Maß an Sorgfalt, Eigenverantwortung und Besonnenheit, auch in stressigen Momenten, selbständige und vorausschauende Arbeitsweise, hohe Einsatzbereitschaft, Teamgeist und Zuverlässigkeit, Fachliche Kompetenz sowie Kenntnisse in den einschlägigen Rechts- und Verwaltungsvorschriften, werden nach kurzer Einarbeitungszeit verlangt.

Wir bieten Ihnen:

eine interessante, vielfältige und spannende Tätigkeit
eine Einarbeitung in das Aufgabenfeld durch ein qualifiziertes Team
Vergütung nach dem TVöD
eine jährliche leistungsorientierte Sonderzahlung
eine Jahressonderzahlung
eine attraktive betriebliche Zusatzversorgung
die Zahlung vermögenswirksamer Leistungen
tariflichen Urlaubsanspruch von 30 Tagen pro Kalenderjahr
Möglichkeiten zur fachlichen Qualifizierung bzw. Weiterbildung. Die Kosten hierfür trägt der Arbeitgeber.

Interessiert? Dann freuen wir uns auf Ihre Online-Bewerbung!

Bei ausländischen Bildungsabschlüssen bitten wir um Vorlage der Feststellung der Vergleichbarkeit und Anerkennung durch die Zentralstelle für ausländisches Bildungswesen (ZAB). Ansonsten kann Ihre Bewerbung im Auswahlverfahren nicht berücksichtigt werden. Weitere Informationen entnehmen Sie bitte der Internetseite der Zentralstelle für ausländisches Bildungswesen (ZAB) unter Bewerberinnen/ Bewerber aus Nicht-EU-Staaten (Europäischer Wirtschaftsraum und Schweiz ausgenommen) fügen der Bewerbung einen aktuellen Aufenthaltstitel gemäß § 4 Aufenthaltsgesetz bei, welcher die Erwerbstätigkeit ausdrücklich gestattet.

Die Person, die nach Durchführung des Stellenbesetzungsverfahrens für die Einstellung vorgesehen ist, ist verpflichtet ein Behördenführungszeugnis nach § 30 Abs. 5 Bundeszentralregistergesetz beim zuständigen Einwohnermeldeamt zu beantragen und die Erstellungskosten zu tragen. Es ist nicht notwendig, bereits den Bewerbungsunterlagen ein Führungszeugnis beizufügen.

Die zu besetzende Stelle ist für alle Geschlechter geeignet. Schwerbehinderte Bewerber (m/w/d) und Ihnen Gleichgestellte, werden bei gleicher Eignung unter Beachtung aller Umstände des Einzelfalls bevorzugt berücksichtigt. Ein vollständiger Nachweis ist beizufügen. Aus Kostengründen wird bei schriftlichen Bewerbungen darum gebeten, die Bewerbungsunterlagen in Kopien einzureichen. Diese verbleiben bei der Stadt Greiz und werden nicht zurückgesandt. Nach Abschluss des Stellenbesetzungsverfahrens werden die Bewerbungsunterlagen nicht berücksichtigter Bewerber (m/w/d) vernichtet bzw. können im Personalamt abgeholt werden. Bei gewünschter Rücksendung der Unterlagen bitten wir um Beilage eines entsprechend adressierten und frankierten Rückumschlages. Durch die Bewerbung entstehende Kosten werden nicht erstattet.