Sekretär/-in im Vorzimmer des hauptamtlichen Bürgermeisters
Umfang
Befristung
Vergütung
Beginn
Bei der Gemeinde Westerkappeln – vor den Toren der Universitätsstadt Osnabrück, mit ca. 11.400 Einwohnern – ist zum nächstmöglichen Termin folgende Stelle zu besetzen:
Sekretär/-in (m/w/d) im Vorzimmer des hauptamtlichen Bürgermeisters
Ihre Aufgaben:
- Vorzimmertätigkeiten im Büro des Bürgermeisters:
- Als Sekretärin/Sekretär im Vorzimmer sind Sie direkt dem Bürgermeister unterstellt. Sie verantworten u. a. für den Bürgermeister und seine Stellvertreter die allgemeinen Sekretariatsaufgaben wie Büroorganisation, Postbearbeitung, Terminkoordination. Sie erledigen sämtliche schriftliche Korrespondenz für den Bürgermeister, die Mitglieder des Verwaltungsvorstandes und der Stabstelle des Bürgermeisters und wirken mit bei der Organisation von Veranstaltungen, Planung und Durchführung.
- Unterstützung bei der Presse- und Öffentlichkeitsarbeit:
- Veranlassen von allen Veröffentlichungen der Gemeindeverwaltung in der Lokalpresse, in den Sozialen Medien und auf der Homepage.
- Beschwerdemanagement:
- Zentrale Koordination und Beantwortung von Beschwerden im engen Austausch mit den verschiedenen Organisationseinheiten.
- Mitwirkung Rats- und Ausschussangelegenheiten:
- Abwesenheitsvertretung Ratsinformationssystem SD-Net, Schriftführung und Erstellung der Niederschriften von ausgewählten Rats- und Fachausschusssitzungen.
- Kultur- und Ehrenamtsförderung:
- Geschäftsführung Traktorenmuseum,
- Koordination, Antragsbearbeitung, Vermarktung und Fortentwicklung der Ehrenamtskarte NRW.
Eine Änderung des Aufgabenbereiches bleibt vorbehalten.
Vorraussetzungen:
Wir möchten Sie kennen lernen, wenn Sie einen der folgenden Abschlüsse vorweisen können
- abgeschlossene Ausbildung als Verwaltungsfachangestellte/r oder abgeschlossener Verwaltungslehrgang I oder
- Kauffrau/-mann für Büromanagement oder Bürokommunikation oder
- Rechtsanwalts- und Notarfachangestellte/r oder
- einen Abschluss in einer mindestens 3-jährigen Ausbildung in einem verwaltungsbezogen Beruf mit Bezug zum zukünftigen Aufgabengebiet.
Weiter erwarten wir:
- offenes, freundliches und serviceorientiertes Auftreten, Einfühlungsvermögen und Konfliktfähigkeit,
- Loyalität, absolute Diskretion und Verlässlichkeit,
- selbstständiges Arbeiten und eigenverantwortliche Organisationsfähigkeit, auch unter Zeitdruck, sind für die Wahrnehmung der Aufgaben unerlässlich,
- strukturierte Arbeitsweise, Gründlichkeit und Präzision in der Aufgabenerledigung,
- sicherer Umgang mit den gängigen MS-Office Tools
- eine mindestens 3-jährige einschlägige Berufserfahrung.
Wir bieten Ihnen:
Eine attraktive Vergütung nach Entgeltgruppe 7 TVöD mit dynamischer Gehaltsentwicklung und einer individuellen Stufenzuordnung entsprechend der persönlichen Voraussetzungen und Vorerfahrungen,
ein sehr vielfältiges, verantwortungsvolles und abwechslungsreiches Aufgabengebiet,
eine Verwaltung mit kurzen Kommunikationswegen und flachen Hierarchien,
einen hohen Grad an Arbeits- und Gestaltungsfreiheit, den Sie mit Ihrer Eigenständigkeit effizient auszufüllen wissen,
vielfältige Möglichkeiten der fachlichen Fortbildung und persönlichen Entwicklung,
eine Jahressonderzuwendung, einen Anspruch auf leistungsorientierte Bezahlung, eine arbeitgeberfinanzierte betriebliche Altersvorsorge in Gestalt der Zusatzversorgung im öffentlichen Dienst sowie die Möglichkeit des Dienstradleasings, betriebliche Krankenversicherung, Hansefit,
flexible Arbeitszeiten sowie Möglichkeiten zur Vereinbarkeit von Beruf und Familie/Pflege,
kostenlose Parkmöglichkeiten.
Hinweise:
Die Gemeinde Westerkappeln fördert die Gleichstellung von Frauen und Männern und ist deshalb an Bewerbungen von Frauen interessiert, um deren Anteil in Bereichen, in denen sie noch gering vertreten sind, zu steigern. Bei gleicher Qualifikation werden Bewerberinnen nach Maßgabe des Landesgleichstellungsgesetztes (LGG NRW) für diese Bereiche bevorzugt berücksichtigt.
Wir begrüßen Bewerbungen unabhängig von Geschlecht, ethnischer und sozialer Herkunft, Religion/Weltanschauung, Behinderung sowie sexueller Orientierung und Identität.
Wir fördern die gleichberechtigte Teilhabe von Menschen mit Behinderung im Arbeitsleben. Bei formeller Eignung werden schwerbehinderte und ihnen gleichgestellte Menschen zu Auswahlverfahren zugelassen und bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt. Bitte weisen Sie auf eine Schwerbehinderung ggf. bereits in der Bewerbung hin.