Koordinator:in IMPRS-APS 50% und Assistent:in des Direktors 50% (Vollzeit) (m/w/d)

Das Max-Planck-Institut für Quantenoptik mit Sitz in Garching bei München, zählt zu den führenden Forschungsinstituten auf dem Gebiet der Laser- und Quantenforschung. Das Institut mit derzeit zwei Nobelpreisträgern und rd. 350 Beschäftigten besteht aus fünf wissenschaftlichen Abteilungen, die sich theoretisch und experimentell mit Themen von Attosekundenphysik bis hin zum Quantencomputing beschäftigen.

Für unser Graduiertenprogramm IMPRS-APS (International Max Planck Research School for Advanced Photon Science) sowie für die Abteilung „Labor für Attosekundenphysik“ (Attoworld) suchen wir ab sofort ein Multitalent als          Kordinator:in IMPRS-APS 50% und Assistenz im Sekretariat 50% (m/w/d) (in Vollzeit)

Die Position ist zunächst auf 2 Jahre befristet.

Koordinator:in IMPRS-APS

·         Event-Management (Organisation der Annual Meetings, Bewerberrunden, inkl. Reiseplanung, Buchung, Abrechnung)

·         Teilnahme am IMPRS-Koordinatorentreffen der MPG

·         Doktorandenbetreuung (u.a. erster Ansprechpartner:in für jegliche Fragen, Zertifikatserstellung)

·         Bewerbermanagement

·         Interne sowie externe Kommunikation

·         Erstellen von Berichten und Statistiken

·         Eigenständige Überwachung von Terminen und Projekten

·         Unterstützung bei der Überwachung des IMPRS-APS Budgets

·         Bearbeitung der ein- und ausgehenden Korrespondenz

·         Pflege der elektronischen Ablage und der Personaldatenbank

·         Unterstützung neuer Mitarbeiter bei der Wohnungssuche

Assistent:in des Direktors

·         Allgemeine Sekretariats- und Assistenzaufgaben

·         Vor- und Nachbereitung von Terminen/Besprechungen; Wiedervorlagemanagement

·         Terminkoordination und Pflege des elektronischen Terminkalenders

·         Eigenständige Überwachung von Terminen und Projekten

·         Reiseplanung, Buchung und Abrechnung

·         Kommunikation mit ausländischen Kontaktpersonen bei Auslandsreisen des Direktors

·         Angemessene Kommunikation mit Behörden und Ministerien

·         Bearbeitung der Eingangspost, sowie ein- und ausgehenden Korrespondenz

·         Bearbeitung des Rechnungseinganges sowie -ausganges, Rechnungsprüfung

·         Pflege der elektronischen Ablage

·         Organisation des Bestellwesens (Büroartikel, Fachliteratur)

·         Besucherbetreuung und -bewirtung (inkl. Reiseorganisation, Buchung und Abrechnung)

·         Zentrale interne und externe Kommunikationsschnittstelle

·         Erfolgreich abgeschlossene Ausbildung als Fremdsprachenkorrespondent/in (oder vergleichbare kaufmännische Ausbildung)

·         Ausgezeichnete deutsche und sehr gute englische Sprachkenntnisse in Wort und Schrift gegebenenfalls in einer weiteren Fremdsprache

·         Professionelle Kommunikation – sowohl schriftlich als auch im direkten Umgang

·         Sicheres Beherrschen des MS Office-Pakets (insb. Outlook, Word, Excel)

·         Selbstständige und strukturierte Arbeitsweise

·         Diskretion und Sorgfalt

·         Souveräne, freundliche Persönlichkeit mit hoher Serviceorientierung

·         Flexibilität hinsichtlich der Arbeitszeit

·         Vergütung erfolgt entsprechend Befähigung und fachlicher Eignung gemäß TVöD bis max. E9a. Sozialleistungen entsprechend den Regelungen des öffentlichen Dienstes (Bundesdienst)

·         30 Tage Jahresurlaub, zusätzlich freie Tage an Heiligabend und Silvester

·         Betriebliche Altersversorgung (Versorgungsanstalt des Bundes und der Länder)

·         Work-Life-Balance durch Gleitzeit und Home Office, keine Wochenendarbeit

·         Sehr gute Anbindung an öffentliche Verkehrsmittel und monatlicher Zuschuss zum Jobticket möglich

·         Persönliche und fachliche Weiterbildungsprogramme

·         Offene Arbeitsatmosphäre im internationalen Umfeld unserer Forschungseinrichtung auf dem Campus in Garching

·         Kantine, Fitnessraum

·         Ein Team, welches sich sehr auf Dich freut!