Zur Unterstützung für unsere Zentrale in Münster suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt einen

Assistenz des Vorstands (m/w/d)

Ihre Aufgaben

Die Assistenz des Vorstands spielt eine zentrale Rolle im Unternehmen, indem sie den Vorstand in allen administrativen und organisatorischen Belangen unterstützt. Diese Position fungiert als wichtige Schnittstelle zwischen dem Vorstand und internen sowie externen Stakeholdern

1. Unterstützung des Vorstands im Tagesgeschäft:

Vorbereitung und Koordination von Terminen, Meetings und Geschäftsreisen.
Erstellung von Präsentationen, Entscheidungsvorlagen und Berichten.
Protokollführung bei Vorstandssitzungen und Nachverfolgung der Beschlüsse.

2. Kommunikation und Schnittstellenmanagement:

Sicherstellung einer reibungslosen Kommunikation zwischen dem Vorstand und internen sowie externen Stakeholdern.
Pflege und Verwaltung von Kontakten zu Geschäftspartnern und Kunden.

3. Projektmanagement und Sonderaufgaben:

Eigenständige Betreuung von Projekten und Sonderaufgaben.
Unterstützung bei der Planung und Umsetzung strategischer Initiativen.
Planung und Umsetzung von Veranstaltungen für den Vorstand.

4. Administrative und organisatorische Aufgaben:

Bearbeitung des Vorstands-Posteingangs und -ausgangs.
Verwaltung und Kontrolle von Budgets und Reisekostenabrechnungen.
Entgegennahme und Weiterleitung von Telefonanrufen.
Begrüßung von Stakeholdern & Besuchern.

Freuen Sie sich auf

Tarifgebundene Vergütung
Mitarbeiterangebote (Corporate Benefits)
Gesundheitsmanagement, wie z.B. Hansefit
Flexible Arbeitszeiten, sowie die Möglichkeit im Homeoffice zu arbeiten
Entwicklungs- und Weiterbildungsmöglichkeiten
Betriebliche Altersvorsorge

Ihr Profil

Abgeschlossenes Studium im Bereich Betriebswirtschaft, Management oder kaufmännische Ausbildung mit entsprechender Weiterbildung/Qualifizierung oder eine vergleichbare Qualifikation.
Mehrjährige Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position, idealerweise in einem Konzernumfeld
Hervorragende Kenntnisse in den MS-Office-Anwendungen (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
Ausgeprägtes Organisationstalent und hohe Stressresistenz.
Hervorragende Kommunikationsfähigkeiten in Deutsch und Englisch, weitere Fremdsprachen von Vorteil.
Diskretion, Zuverlässigkeit und ein souveränes Auftreten.
Analytisches Denken und die Fähigkeit, komplexe Sachverhalte schnell zu erfassen und zu strukturieren.
Teamfähigkeit und die Fähigkeit zur Integration und Kooperation.
Durchsetzungsvermögen und diplomatisches Geschick.
Flexibilität und Bereitschaft zu gelegentlichen Geschäftsreisen.

Umfang: Festanstellung (Vollzeit)

Standort: Münster

Bereich: Kaufmännisch

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Ansprechpartner bei Fragen:

Ulrich Lieber