Die Gemeinde Brechen sucht zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine engagierte und qualifizierte Persönlichkeit für die Stelle als
Mitarbeiter/in im Vorzimmer des Bürgermeisters
Umfang
Vollzeit
Befristung
zunächst 2 Jahre
Vergütung
TVöD EG 8
Beginn
nächstmöglich
Als erste Anlaufstelle des Bürgermeisters und Visitenkarte der Verwaltung übernehmen Sie eine verantwortungsvolle Schlüsselposition. Wir wünschen uns eine Persönlichkeit, die mit Kompetenz, Charme und Organisationstalent das Büro des Bürgermeisters professionell führt.
Aufgabenbereich:
- Organisation des Vorzimmers als zentrale Anlaufstelle für Bürgerinnen/Bürger, Behörden und politische Gremien
- Terminkoordination, Kalenderführung für den Bürgermeister
- Empfang und Betreuung von Besucher*innen mit freundlichem, verbindlichem Auftreten
- Erledigung der Korrespondenz (schriftlich und digital) sowie selbstständige Bearbeitung eingehender Post und E-Mails
- Protokollführung bei Gemeindevorstandssitzungen u.a. Sitzungen/Besprechungen inkl. Vor-/Nachbereitung
- Erstellung und Aufbereitung von Präsentationen, Berichten und Dokumenten
- Verwaltung und Pflege von Akten, Dateien und Ablagesystemen (analog und digital)
- Mitwirkung bei der Digitalisierung von Verwaltungsabläufen und Einführung digitaler Tools
Wir wünschen uns von Ihnen:
- Abgeschlossene Berufsausbildung als Verwaltungsfachangestellte/r, Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement, Rechtsanwaltsfachangestellte oder vergleichbare kaufm. Ausbildung
- Berufserfahrung in einer vergleichbaren Assistenz- /Sekretariatsfunktion, idealerweise im öffentlichen Dienst
- Sehr gute Kenntnisse in MS Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint) sowie Offenheit für weitere digitale Arbeitsmittel und Anwendungen
- Erfahrung in der Protokollführung ist von Vorteil,
- Kenntnisse kommunaler Verwaltungsstrukturen sind wünschenswert
- Freundliches, verbindliches und professionelles Auftreten gegenüber allen Gesprächspartnerinnen und -partnern
- Hohe soziale Kompetenz und ausgeprägte Serviceorientierung
- Organisationsgeschick und die Fähigkeit, auch unter Druck den Überblick zu behalten
- Kommunikationsstärke und Flexibilität, auch bei wechselnden Aufgaben und Prioritäten
- Diskretion, Zuverlässigkeit und ein hohes Maß an Vertrauenswürdigkeit im Umgang mit vertraulichen Informationen
- Selbstständige, strukturierte und lösungsorientierte Arbeitsweise
- Aufgeschlossenheit und Interesse an den Themen Digitalisierung, KI und moderner Verwaltung
Wir bieten Ihnen:
- eine verantwortungsvolle, abwechslungsreiche Tätigkeit
- ein aufgeschlossenes, wertschätzendes Arbeitsumfeld
- Vergütung nach Entgeltgruppe 8 TVöD
- Die Stelle ist zunächst für zwei Jahre befristet; eine Überführung in ein unbefristetet Angestelltenverhältnis steht in Aussicht
- Betriebliche Altersvorsorge (ZVK) sowie die im öffentlichen Dienst üblichen Sozialleistungen
- Möglichkeit zur Fort- und Weiterbildung, auch im Bereich Digitalisierung und neue Verwaltungstools
- Flexible Arbeitszeitmodelle und Möglichkeit zur Vereinbarkeit von Familie und Beruf
- Einen sicheren Arbeitsplatz in einem kollegialen Team, das offen für neue Ideen ist