An der Hochschule für Schauspielkunst Ernst Busch Berlin (HfS) ist zum nächstmöglichen Zeitpunkt folgende, auch teilzeitgeeignete Stelle (E9a TV-L) unbefristet zu besetzen:
Abteilungsadministration Schauspielkunst (m/w/d)
E9a TV-L
Die Hochschule für Schauspielkunst Ernst Busch Berlin (HfS) ist eine der renommiertesten Hochschulen der darstellenden Künste im deutschsprachigen Raum mit herausragendem internationalem Ruf. In den sechs Studiengängen (Schauspiel, Regie, Dramaturgie, Puppenspielkunst, Spiel & Objekt und Choreographie) stehen die Studierenden und ihre exzellente Ausbildung in den Theaterkünsten im Zentrum. Lehre und künstlerische Praxis sind an der HfS durch Chancengleichheit, Diversität und Pluralismus geprägt. Gesucht wird ein*e Kolleg*in zur Unterstützung der Verwaltungsprozesse im Team der Abteilung. Der Abteilung Schauspielkunst ist der Studiengang Schauspiel mit insgesamt 96 Studierenden zugeordnet.
Aufgabengebiet:
· Administrative Unterstützung der Abteilungs- und der Studiengangsleitungen sowie Koordination der Arbeitsabläufe in der Abteilung, insbesondere
- allgemeine administrative Aufgaben einschließlich Datenerfassung und -pflege (z. B. Campusmanagement- und Raumbuchungssystem, Schlüsselverwaltung),
- Personalverwaltung (Mitarbeit bei der Einstellung von Gastprofessor*innen, Gastdozent*innen und studentischen Beschäftigten u. a.),
- Haushaltswirtschaft und Finanzwesen (inhaltliche Begleitung und Unterstützung der Abteilungsleitung bei der Planung, Steuerung und Verwendung von Landes- und Drittmitteln, Überwachung des Abteilungsbudgets, Unterstützung der Budgetverantwortlichen der Abteilung bei Vergaben und Beschaffungen, Vorbereitung und Abrechnung von Dienst- und Studienreisen, Prüfung und Kontierung von Rechnungen u.a. in enger Abstimmung mit dem Bereich Finanzen und dem ServiceCenter Haushalt),
· Vertragsmanagement (Unterstützung u. a. bei der Erstellung von Lehraufträgen, Dienst-, Werk- und Kooperationsverträgen etc.)
· Vor- und Nachbereitung von Gremiensitzungen und Veranstaltungen der Abteilung sowie Geschäfts- und Besucherverkehr.
· Unterstützung der Studienorganisation: Mitarbeit bei Lehreinsatz- und Stundenplanung, bei der Dokumentation der Studien- und Prüfungsleistungen, bei der Betreuung der Bewerber*innen und Studierenden (in Belangen der Studienorganisation) sowie beim online-Bewerbungsverfahren bzw. Zulassungsverfahren (Bewerbungsmanagement), Beratung von Studieninteressierten, Bewerber*innen und Studierenden, Raumkoordinierung im Rahmen des Stundenplans (vgl. digitales Raumbuchungssystem) sowie Koordinierung von Gastspielprojekten, Kooperationen und Praktika.
· Zusammenarbeit und Kommunikation mit verschiedenen Bereichen innerhalb der Hochschule und darüber hinaus, u. a. Studierendenservice, Bereiche Personal und Finanzen, ServiceCenter Haushalt, Hochschulkommunikation.
Ihr Profil:
· Abgeschlossene einschlägige Berufsausbildung oder vergleichbare auf anderem Wege erworbene entsprechende Fachkenntnisse und Qualifikationen sowie Berufserfahrung.
· Gute Kenntnisse im Haushalts-, Bestell- und Rechnungswesen und der zugrundeliegenden Vorschriften (LHO, UVgO).
· Sichere Beherrschung von Office-Standardanwendungen.
· Verantwortungsbewusstsein, Belastbarkeit und Leistungsbereitschaft sowie strukturierte, sorgfältige und selbständige Arbeitsweise im Team.
· Kommunikations-, Kooperations- und Organisationsfähigkeit, Dienstleistungsorientierung.
· Sensibilität für künstlerische Prozesse, eine Affinität zum Schauspiel und zur Bühne sowie zu den (kunst-) hochschulspezifischen Strukturen und Prozessen.
· Sichere Kommunikation auf Deutsch und auf Englisch.
Unser Angebot:
· E9a TV-L Berliner Hochschulen sowie ein sicherer Arbeitsplatz im Zentrum Berlins.
· FlexOffice: flexible, familienfreundliche Arbeitszeitgestaltung, Möglichkeit der Teilzeitbeschäftigung und bis zu 40 % mobilen Arbeitens.
· Eine verantwortungsvolle, abwechslungsreiche und sinnstiftende Tätigkeit in kollegialer, familienfreundlicher Arbeitsatmosphäre mit Raum für Ideen.
· Persönliche Wertschätzung: regelmäßige Feedbackgespräche sowie fachliche und personenspezifische Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten.
· Mobilität: Bezuschussung des Deutschlandticket Job oder des Firmentickets.
· Absicherung: Betriebliche Altersvorsorge (VBL) und vermögenswirksame Leistungen.
· Zugang zu vielfältigen künstlerischen Veranstaltungen und Formaten an einer renommierten Kunsthochschule.