Die GWDG sucht für verschiedene Aufgabenbereiche in der Arbeitsgruppe "Verwaltung und Querschnittsaufgaben" (AG V) Unterstützung.
Mitarbeiter*in (m/w/d) im Verwaltungsbereich
mit einer regelmäßigen Wochenarbeitszeit von 39 Stunden. Die Stelle ist grundsätzlich auch für Teilzeitkräfte geeignet und zunächst auf zwei Jahre befristet. Allerdings strebt die GWDG eine langfristige Zusammenarbeit an. Die Vergütung erfolgt nach dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst (Bund).
Die Gesellschaft für wissenschaftliche Datenverarbeitung mbH Göttingen (GWDG) ist eine gemeinsame Einrichtung der Georg-August-Universität Göttingen Stiftung Öffentlichen Rechts und der Max-Planck-Gesellschaft. Sie erfüllt die Funktion eines Rechen- und IT-Kompetenzzentrums für die Max-Planck-Gesellschaft und des Hochschulrechenzentrums für die Universität Göttingen. Zusammen mit der Universität ist die GWDG eines von neun Rechenzentren im Verbund Nationales Hochleistungsrechnen (NHR) und eines von vier deutschen KI-Servicezentren. Zudem ist die GWDG Servicebetreiber für die Nationale Forschungsdateninfrastruktur (NFDI). Die wissenschaftlichen Forschungsaufgaben der GWDG liegen im Bereich der Angewandten Informatik. Ferner fördert sie die Ausbildung von Fachkräften für Informationstechnologie.
Unsere Arbeitsgruppe „Verwaltung und Querschnittsaufgaben“ (AG V) ist ein zentraler Pfeiler des GWDG-Alltags. Um ihre vielfältigen Aufgaben im Bereich Verwaltung, Buchhaltung, Lohnbuchhaltung, Personalverwaltung, Sekretariat und Querschnittsfunktionen nachhaltig zu sichern, suchen wir motivierte und zuverlässige Mitarbeiter*innen, die sich in einem dynamischen Umfeld engagieren und gemeinsam mit uns die administrative Basis unserer Arbeit stärken.
Wir suchen daher Personen, die Freude an strukturierter, sorgfältiger Arbeit haben, sich in einem interdisziplinären Umfeld wohlfühlen und mit uns gemeinsam die Verwaltung weiterentwickeln wollen.
Mögliche Aufgabenbereiche und Anforderungen
Sekretariats-/Verwaltungsbereich
- Allgemeine Sekretariatsaufgaben für den wissenschaftlichen Geschäftsführer, wie z. B. Termin- und Kalenderverwaltung und Überwachung von Wiedervorlagen
- Büromaterialverwaltung und -ausgabe
- Postein- und -ausgang
- Schreib- und Scanarbeiten
- Bewirtung im Rahmen von Besprechungen etc.
- Unterstützungsarbeiten für die Verwaltung, wie z. B.
- Überwachung von Workflows
- Vorbereitung von Gremiensitzungen
- Bestellwesen inkl. Personen- und Sachkontenpflege
- Erstellung von Angeboten (bei Bedarf)
- Zuarbeiten für die Verwaltungsleitung
Anforderungen
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung
- Selbstständige Arbeitsweise und mindestens drei Jahre Berufserfahrung im kaufmännischen Bereich
- Fundierte MS Office-Kenntnisse
- Freundliches und kompetentes Auftreten
- Sehr gute Kommunikations- und Teamfähigkeit
- Gute Sprachkenntnisse in Wort und Schrift in Deutsch und Englisch
Personalverwaltungsbereich
- Drittmittelverwaltung
- Selbständige Lohn- und Gehaltsabrechnung unter Beachtung der steuer-, sozial- und tarifrechtlichen Rahmenbedingungen
- Personalverwaltung (Zeiterfassung, Personalakten, Gesundheitsmanagement)
- Erstellen von Arbeitsverträgen, Vertragsänderungen, Zeugnissen, Bescheinigungen etc. unter Anwendung der tarifrechtlichen und gesetzlichen Bestimmungen
- Eingabe und Pflege aller entgeltabrechnungsrelevanten Daten im Personalwirtschaftssystem
- Freundliche und hilfsbereite Betreuung unserer Beschäftigten und Führungskräfte in arbeitsrechtlichen und personalwirtschaftlichen Fragestellungen
- Kommunikation mit Behörden und Krankenkassen
- Erarbeiten von vielfältigen Auswertungen und Statistiken, beispielsweise für die Personalkostenplanung und -überwachung
- Kontinuierliche Weiterentwicklung unserer Personalprozesse und Optimierung der Digitalisierung des Personalbereichs
- Allgemeine Verwaltungstätigkeiten
Anforderungen
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, wünschenswert Büro- oder Industriekauffrau/-mann
- Selbstständige und eigenverantwortliche Arbeitsweise und mindestens drei Jahre Berufserfahrung nach Abschluss der Ausbildung
- Fundierte MS-Office Kenntnisse
- Geübter Umgang mit Datenbanken
- Freundliches und kompetentes Auftreten
- Sehr gute Kommunikations- und Teamfähigkeit
- Sehr gute und schnelle Auffassungsgabe
- Gute Sprachkenntnisse in Wort und Schrift in Deutsch und Englisch
Buchhaltungsbereich
- Durchführung der Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung
- Prüfung, Kontierung und Buchung von Belegen und elektronischen Rechnungen
- Zahlungsverkehr
- Monatsabschlüsse inkl. der Umsatzsteuervoranmeldung
- Unterstützung bei der jährlichen Umsatzsteuererklärung
- Anlagenbuchhaltung
- Mittelabrufe für den Betriebshaushalt
- Abrechnung der Dienstreisen
- Unterstützung bei der Drittmittelverwaltung (Mittelabrufe, Budget-Reports, Verwendungsnachweise u. a.)
- Allgemeine Verwaltungstätigkeiten im Bereich der Buchhaltung
Anforderungen
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung
- Selbstständige Arbeitsweise und mindestens drei Jahre Berufserfahrung als Finanz- oder Bilanzbuchhalter*in
- Fundierte MS Office-Kenntnisse
- Freundliches und kompetentes Auftreten
- Sehr gute Kommunikations- und Teamfähigkeit
- Gute Sprachkenntnisse in Wort und Schrift in Deutsch und Englisch
Unser Angebot
- Flexible Arbeitszeiten und die Möglichkeit zum mobilen Arbeiten
- Ein modernes, abwechslungsreiches und außergewöhnliches Arbeitsumfeld mit großer Nähe zur Wissenschaft und Forschung an der Schnittstelle mehrerer innovativer Technologiebereiche
- Eine interessante, vielseitige Tätigkeit in einem großen, international tätigen IT-Kompetenzzentrum
- Mitarbeit in einem kompetenten und engagierten Team
- Unterstützung bei der Qualifizierung und Weiterentwicklung Ihrer Fähigkeiten
- Sozialleistungen des öffentlichen Dienstes