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Zu den wesentlichen Aufgaben in der Akademischen Selbstverwaltung zählt die umfassende Organisation der hochschulweiten, zentralen Gremien (z.B. Senat oder Hochschulrat) in allen strategischen und operativen Belangen im Bereich der Gremienbetreuung. Das zuständige Sachgebietsteam agiert dabei als zentraler Servicedienstleister und ist für die Wahrnehmung der Verwaltungsangelegenheiten der Organe und Gremien der Hochschule verantwortlich.


Zum nächstmöglichen Zeitpunkt besetzen wir im Sachgebiet Rechtsangelegenheiten, Datenschutz und Akademische Selbstverwaltung die Stelle als

Mitarbeiter*in (m/w/d) Gremienbetreuung

Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir Bewerber*innen, die eine abwechslungsreiche und herausfordernde Tätigkeit in einem serviceorientierten Team suchen und Veränderungen aktiv mitgestalten möchten.

Ihre Aufgaben

  • Sie übernehmen Sekretariats- und Organisationsaufgaben im Bereich der Gremienbetreuung. Dazu gehört die Terminierung und Organisation der Sitzungen, die Erstellung von Sitzungsunterlagen sowie von Ergebnis- und Verlaufsprotokollen.
  • Zudem umfasst Ihr Aufgabenbereich sowohl die Bearbeitung administrativer Aufgaben im Tagesgeschäft als auch die Abwicklung interner und externer Korrespondenz.
  • Als erste Anlaufstelle für Gremienmitglieder unterstützen Sie bei allen Fragen und Anliegen rund um die Arbeit und Organisation der Gremien und spielen damit eine zentrale Rolle in der Aufrechterhaltung und Förderung der Kommunikation zwischen allen relevanten Anspruchsgruppen.
  • Sie übernehmen die Pflege und Verwaltung des digitalen Ablagesystems sowie der Gremienmanagementsoftware und unterstützen die Anwender*innen bei der Nutzung des digitalen Gremienmanagements.

Unsere Anforderungen

  • Sie verfügen über eine abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung im Verwaltungs- oder Bürobereich (z. B. Rechtanwaltsfachangestellte*r, Verwaltungsfachangestellte*r), idealerweise verbunden mit einer mehrjährigen Berufserfahrung im Sinne der beschriebenen Aufgaben.
  • Erste Erfahrungen im öffentlichen Dienst oder idealerweise im Hochschulbereich sind wünschenswert.
  • Darüber hinaus verfügen Sie über die notwendige IT-Kompetenz für den sicheren Umgang mit der eingesetzten Software, den Konferenztools sowie den gängigen Office-Anwendungen.
  • Sie überzeugen durch ein sicheres Auftreten und eine sehr gute Kommunikationskompetenz in Wort und Schrift und agieren kooperativ mit unterschiedlichen Anspruchsgruppen.
  • Weiterhin bringen Sie eine selbstständige, serviceorientierte Arbeitsweise, organisatorisches Geschick sowie ein hohes Maß an Eigeninitiative mit.
  • Loyalität und Diskretion zeichnen Sie aus.
  • Eine flexible Handhabung der Arbeitszeiten rund um Gremiensitzungen auch am jeweils anderen Standort ist für Sie möglich.

Allgemeines zur Stelle:

Der Dienstort ist Hamm oder Lippstadt. Die unbefristete Vollzeitstelle ist zum nächstmöglichen Zeitpunkt zu besetzen. Die Eingruppierung erfolgt je nach Aufgabenübertragung und Erfüllung der persönlichen Voraussetzungen bis Entgeltgruppe 8 nach dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst der Länder (TV-L).

Eine Teilzeittätigkeit ist unter Berücksichtigung der Aufgaben eingeschränkt möglich. Schwerbehinderte werden bei gleicher Eignung vorrangig eingestellt.

Bei inhaltlichen Rückfragen zur ausgeschriebenen Stelle wenden Sie sich an Frau Gisa Zaib (Tel. 02381/8789-258).

Die Vorstellungsgespräche sind für KW 19 und 20 geplant.

Klingt das nach einer ansprechenden Perspektive für Sie? Dann reichen Sie bitte Ihre Bewerbung ausschließlich über das Online-Portal bis zum 23.04.2024 ein.

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