An der Kunstakademie Düsseldorf ist zum 01.07.2025 eine Stelle als
Assistenz der Kanzlerin (m/w/d)
unbefristet in Vollzeit (39,83 Wochenstunden) zu besetzen. Bei Vorliegen der tarifrechtlichen und persönlichen Voraussetzungen erfolgt die Eingruppierung bis zur Entgeltgruppe 10 TV-L.
Die Kunstakademie Düsseldorf, gegründet 1773, ist eine bedeutende Hochschule für Bildende Kunst mit großer nationaler und internationaler Ausstrahlung und Anziehungspunkt für die besten Künstler*innen weltweit. Neben 600 Studierenden sind bis zu 45 Professor*innen und insgesamt rund 100 Mitarbeitende an der Kunstakademie beschäftigt.
Als Assistenz der Kanzlerin sind Sie in wesentliche Prozesse der Hochschulleitung eingebunden und arbeiten in einem kleinen und motivierten Team zusammen. Dabei bilden Sie für die Kanzlerin eine zentrale koordinierende und sachbearbeitende Schnittstelle zu dem Rektorat, den zwei Fachbereichen und den sechs Abteilungen der Hochschulverwaltung sowie in der in- und externen Kommunikation.
Was erwartet Sie?
- Administrative und organisatorische Unterstützung der Kanzlerin der Kunstakademie Düsseldorf
- Erledigung allgemeiner Büroarbeiten, einschließlich sachbearbeitender Tätigkeiten, z.B. Vorbereitung von unterschriftsreifen Entscheidungsvorlagen für die Hochschulleitung
- Vor- und Nachbereitung von Terminen und Sitzungen, Protokollführung
- Organisation und administrative Begleitung von Veranstaltungen
- Erstellung von Dokumenten und Analysen
- Administrative Mitwirkung an der Planung, Begleitung, Realisierung und dem Controlling von Projekten
- Betreuung der akademischen Wahlen
- Sichtung und Aufbereitung von Antragsunterlagen und Förderbestimmungen
- Erstellung und Anpassung von Ordnungen
- Ansprechpartner*in für alle Beschäftigten der Verwaltung und deren Belange
- Verantwortung für die Umsetzung bestimmter Stipendien, z.B. Graduiertenförderung, deutsche DAAD-Stipendiaten, Stipendien der Studienstiftung des Deutschen Volkes und des Schmidt-Rottluff-Stipendiums sowie auch die Abwicklung der hausinternen Stipendien und Preise
- Einbindung in einzelne Projektthemen
Was bringen Sie mit?
- Abgeschlossene kaufmännische oder (verwaltungs-)rechtliche Berufsausbildung, mehrjährige einschlägige Berufserfahrung als Vorstandsassistenz oder Assistenz einer Hochschulleitung
- Alternativ: Abgeschlossenes Studium (Bachelor oder FH-Diplom) der Wirtschafts-, Verwaltungs-, Rechts- oder Kommunikationswissenschaft oder des Managementwesens
- Wünschenswert sind Erfahrungen im Hochschulbereich
- Hohe IT-Affinität, sicherer Umgang mit dem MS-Office-Paket und MS365
- Ausgeprägtes Servicebewusstsein für die Belange und Bedürfnisse des Hochschulpersonals und der Studierenden
- Hervorragendes Organisationsgeschick
- Sehr gute kommunikative Fähigkeiten
- Sehr gute englische Sprachkenntnisse
- Flexibilität und Belastbarkeit auch bei hohem Arbeitsaufkommen
- Selbständige und lösungsorientierte pragmatische Arbeitsweise
- Geübter Umgang mit Rechtsvorschriften ist vorteilhaft
Freuen Sie sich auf eine eigenverantwortliche, vielseitige Aufgabe in einem attraktiven, abwechslungsreichen Umfeld zwischen Verwaltung, Wissenschaft und Kunst. Ihre Arbeitszeiten sind flexibel und durch die Möglichkeit der mobilen Arbeit auch familienfreundlich. Fortbildung ist für uns selbstverständlich. Ein motiviertes und kollegiales Team freut sich auf Sie.