Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d)
Hauptverwaltung Wiesbaden
nach Absprache
Vollzeit
Du bist das Scharnier. Zwischen Geschäftsleitung, Mietern, Baupartnern und allem, was dazwischen liegt.
Dein Umfeld.
FIBONA entwickelt seit über 40 Jahren Immobilien und Hotels – inhabergeführt, finanzstark und mit langfristiger Perspektive. Unsere Stabilität zeigt sich nicht nur in unseren Projekten, sondern auch im Umgang mit unseren Mitarbeitenden: Während der Kurzarbeit 2020 haben wir unserem Team das volle Gehalt gezahlt, weil wir es wollten, nicht weil wir es mussten.
Bei uns arbeitest du im Open-Space-Büro direkt mit der Geschäftsleitung und dem Real Estate Team zusammen. Kurze Entscheidungswege, direkter Austausch und eine sachliche Kommunikation prägen unseren Arbeitsalltag.
Deine Aufgaben – in drei Säulen.
Säule 1: Du bist First Point of Contact (ca. 30-40%)
- Du nimmst das zentrale Firmentelefon an
- Post, Kurier, Eingang: Du nimmst an, scannst, verteilst und behältst den Überblick
- Terminmanagement für die Geschäftsleitung: Kalender, Abstimmungen, Vorbereitung
- Geschäftsbriefe erstellen und Korrespondenz führen
Säule 2: Du hältst Immobilien-Abläufe am Laufen (ca. 30-40%)
- Verträge zusammenführen: Bauverträge, Mietverträge, Anlagenverzeichnisse
- Nebenkostenabrechnungen erstellen
- Bürgschaften im Blick: Anfordern, Fristen überwachen, Rückgaben koordinieren
- Rechnungseingang verwalten: Datum, Zahlungsziel, Skonto
- Mieterkorrespondenz und allgemeine Schriftverkehr im Immobilienbereich
Säule 3: Unternehmensgruppe und Sonderthemen (ca. 20-25%)
- Anfragen der Unternehmensgruppe kommen bei dir an
- Materialbeschaffung, Dienstleister für Gebäude, übergeordnete Themen der Gruppe
- Und dann gibt es die Dinge, die keiner vorausplant – da bist du die Ruhe selbst
Dein Profil.
Das bringst du unbedingt mit:
- Erfahrung im Immobilien-, Bau- oder Verwaltungsumfeld: Du kennst Bauverträge, Nebenkostenabrechnungen, Bürgschaften, nicht als Profi, aber als jemand, der weiß, worum es geht
- Extreme Genauigkeit: Keine Rechtschreibfehler in Geschäftsbriefen, keine falschen Summen in Vertragsunterlagen
- Fristen sind für dich heilig: Du verlierst keine Deadline
- Du kannst mit einem direkten Ton umgehen und gibst ihn professionell weiter
- MS Office (Outlook, Word, Excel) ist dein tägliches Werkzeug
- Du möchtest in Wiesbaden mit einem Team vor Ort arbeiten
Das wäre schön, ist aber kein K.O.:
- Kenntnisse in Wincasa oder vergleichbarer Immobiliensoftware
- Erste Berührungspunkte mit KI-Tools / MS Copilot
- Kaufmännische Ausbildung
Was dich erwartet...
- Private Kranken-Zusatzversicherung: kostenlos, ohne Gesundheitsprüfung, ohne Wartezeit
- Mitarbeiterkonditionen in den Hotels der Unternehmensgruppe
- Ein freier Tag an deinem Geburtstag
- Du gestaltest aktiv mit: FIBONA digitalisiert; Microsoft Copilot und KI-Agents kommen
- Ein hundefreundliches Büro
- Direkter Einblick in echte Bauprojekte (aktuell: neues Hotel in Lindau)
Die Fakten:
Montag bis Freitag | 40 Stunden/Woche | Kernzeit: bis 08:30 Uhr vor Ort in Wiesbaden
4.500 – 5.000 € brutto/Monat + Bonus ca. 1 Monatsgehalt (Gesamtentwicklung FIBONA)
Vollständig vor Ort – die Stelle ist als Präsenzstelle konzipiert
Bereit?
Dann melde dich! Uns reicht ein Lebenslauf (kein Anschreiben, keine Arbeitszeugnisse im 1. Schritt).
+49 611 450 443-0
Hauptverwaltung FIBONA GmbH
Herr Manuel Schlapp
Humboldtstraße 6
65189 Wiesbaden
