Stellenausschreibung
Mitarbeiter (m/w/d) für das Sekretariat
Engagierte Persönlichkeit für das Sekretariat des Bürgermeisters der Stadt Falkenstein/Harz gesucht.
Teilzeit (30 Std./Woche) | zum nächstmöglichen Zeitpunkt | zunächst befristet für 2 Jahre
Im Herzen der Verwaltung schlägt das Büro des Bürgermeisters – hier laufen viele Fäden zusammen, und genau hier braucht es Organisationstalent, Fingerspitzengefühl und ein herzliches Auftreten. Zur Unterstützung unseres Bürgermeisters suchen wir eine zuverlässige und diskrete Mitarbeiterin bzw. einen Mitarbeiter für das Sekretariat.
Was erwartet Sie?
In dieser verantwortungsvollen Position sind Sie erster Ansprechpartner bzw. Ansprechpartnerin im Vorzimmer des Bürgermeisters der Stadt Falkenstein/Harz und sorgen für einen reibungslosen Ablauf im Tagesgeschäft:
- Terminkoordination des Bürgermeisters sowie Verwaltung und Pflege des digitalen Kalenders,
- Bearbeitung von Ein- und Ausgangspost, Schriftgutverwaltung und Telefondienst,
- Organisation von Bekanntmachungen im Amtsblatt sowie Aushängen im öffentlichen Bereich,
- Redaktionsleitung des Amtsblattes der Stadt Falkenstein/Harz,
- Vor- und Nachbereitung von Terminen und Besprechungen (inkl. Raumbuchung, Herrichtung, Bereitstellung von Getränken und kleiner Bewirtung),
- Erstellung von Gratulationsschreiben zu besonderen Anlässen,
- Unterstützung bei der Vorbereitung von Ehrungen sowie die Abrechnung gegenüber anderen Beteiligten,
- Enge Zusammenarbeit mit anderen Fachbereichen der Verwaltung, Bürgerinnen und Bürgern sowie Gästen der Stadt
Änderungen des Aufgabengebietes bleiben vorbehalten.
Was sollten Sie mitbringen?
- Abgeschlossene kaufmännische oder verwaltungsnahe Ausbildung (z.B. Verwaltungsfachangestellter (m/w/d), Kaufmann (m/w/d) für Büromanagement, o.ä.),
- sehr gute organisatorische Fähigkeiten und ein ausgeprägtes Kommunikationstalent,
- sicherer Umgang mit MS Office und die Bereitschaft, sich in verwaltungsspezifische Software einzuarbeiten,
- Diskretion, Loyalität und ein serviceorientiertes Auftreten - sowohl intern als auch gegenüber Bürgerinnen, Bürgern und Gästen
- Zum Beschäftigungsbeginn: erweitertes Führungszeugnis im Original nicht älter als zwei Jahre
Wünschenswert:
- Berufserfahrung im Sekretariat oder Assistenzbereich, idealerweise im öffentlichen Dienst
- gültige Fahrerlaubnis der Klasse B
Was bieten wir Ihnen?
- zielgerichtete Einarbeitung durch ein engagiertes Team in kollegialer Atmosphäre,
- eine vielseitige und verantwortungsvolle Tätigkeit mit Nähe zur Stadtspitze,
- eine tarifgerechte Bezahlung nach Tarifvertrag (TVöD-VKA) in der Entgeltgruppe 5,
- Jahressonderzahlung und Leistungsentgelt,
- eine zusätzliche betriebliche Altersvorsorge,
- aufgabenbezogene Weiterbildungsmöglichkeiten
Bewerbungsverfahren
Repräsentativ. Menschlich. Strukturiert.
Wenn Sie gerne organisieren, den Überblick behalten und Freude daran haben, den Bürgermeister in seinem Alltag zuverlässig zu unterstützen, freuen wir uns auf Ihre Bewerbung!
Senden Sie bitte dazu Ihre vollständigen und aussagefähigen Bewerbungsunterlagen über das Bewerberportal bis zum 15.07.2025 an die Stadt Falkenstein/Harz.
Schwerbehinderte und gleichgestellte Bewerber (m/w/d) werden bei gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung bevorzugt berücksichtigt. Anfallende Fahrtkosten werden nicht von der Stadt Falkenstein/Harz erstattet.
Die Bewerbungsunterlagen werden ausschließlich zum Zwecke des Auswahlverfahrens verwendet, die Unterlagen werden nach Abschluss des Auswahlverfahrens unter Beachtung der datenschutzrechtlichen Bestimmungen vernichtet werden. Nähere Informationen erhalten Sie an den entsprechenen Stellen des Bewerbungsprozesses.
Wir freuen uns darauf, Sie kennenzulernen und stehen Ihnen gerne für weitere Fragen unter nachfolgend genannter Kontaktmöglichkeit zur Verfügung. Bitte haben Sie Verständnis dafür, dass wir nur Bewerbungen berücksichtigen können, die den oben genannten Anforderungen entsprechen.